Τίποτα δεν είναι αστείρευτο. Το ίδιο ισχύει και για το γραμματοκιβώτιό σας. Διαφορετικά πακέτα φιλοξενίας, έχουν διαφορετική χωρητικότητα για το email σας. Αν ανακαλύψετε ότι γέμισε το γραμματοκιβώτιό σας, αυτό που μπορείτε να κάνετε εύκολα και γρήγορα είναι να το αδειάσετε, σβήνοντας παλαιά μηνύματα που δεν χρειάζεστε.

Μπορείτε να ξεκινήσετε αφαιρώντας τα μηνύματα με μεγάλα συνημμένα. Να θυμάστε πως ανάλογα με το πως έχετε ρυθμίσει να λαμβάνετε την αλληλογραφία σας στον ΗΥ ή στη συσκευή σας, εκτός από το Inbox (Εισερχόμενα), ενδέχεται να υπάρχουν επίσης μηνύματα και σε άλλους φακέλους όπως π.χ. τους Sent (Απεσταλμένα), Drafts (Πρόχειρα), Trash (Κάδος), ή οποιοδήποτε άλλο φάκελο έχετε ενδεχομένως δημιουργήσει. Όλα αυτά τα μηνύματα καταλαμβάνουν χώρο. Διαγράψτε ό,τι δεν χρειάζεστε από όλους τους φακέλους αλληλογραφίας.

Το πιο σίγουρο αποτέλεσμα θα το έχετε αν διαγράψετε τα μηνύματα μέσω του Webamail. Χρησιμοποιώντας το Webmail, είναι βέβαιο ότι τα μηνύματα θα διαγραφούν από το γραμματοκιβώτιό σας.

Όταν τελειώσετε, μην παραλείψετε να αδειάσετε και τον Κάδο 😉

Τι να ΜΗΝ κάνετε

• Το γραμματοκιβώτιό σας θα γεμίζει γρήγορα αν στέλνετε ή λαμβάνετε μηνύματα email με μεγάλα συνημμένα. Οποιοδήποτε αρχείο άνω του 1 Megabyte θεωρείται μεγάλο για να επισυναφθεί στο email. Μην επισυνάπτετε μεγάλα αρχεία μέσω email, γιατί θα γεμίσουν και το δικό σας και του παραλήπτη τα γραμματοκιβώτια (παρακάτω αναφέρουμε άλλους τρόπους ανταλλαγής αρχείων).
• Μην χρησιμοποιείτε εικόνες αντί «υπογραφής» στα email που στέλνετε. Ούτως ή άλλως η εικόνα της «υπογραφής» σας ενδέχεται να μην εμφανιστεί καν στον παραλήπτη (ανάλογα με το πως έχει ρυθμίσει ο παραλήπτης το πρόγραμμά του ή για άλλους πιο τεχνικούς λόγους). Αν χρησιμοποιείτε εικόνα «υπογραφής» και είναι μεγάλη, κατά πάσα πιθανότητα θα εκνευρίσετε τον παραλήπτη, διότι επιβαρύνετε άσκοπα το γραμματοκιβώτιό του.

Τι ΝΑ κάνετε

• Διαγράψτε όσα μηνύματα είναι πλέον περιττά από όλους τους φακέλους (Εισερχόμενα, Απεσταλμένα, κλπ). Ξεκινήστε με τα μηνύματα που καταλαμβάνουν αρκετό χώρο (π.χ. με μεγάλα συνημμένα) και συνεχίστε με τα υπόλοιπα άχρηστα. Αφού διαγράψετε ό,τι δεν χρειάζεται, αδειάστε και τον κάδο.
• Βάλτε στο εβδομαδιαίο πρόγραμμά σας τη συστηματική εκκαθάριση του Mailbox από τα σκουπίδια (μηνύματα που δε χρειάζεστε πλέον, εφήμερου χαρακτήρα, spam κλπ). Αυτό θα σας βοηθήσει επίσης να κάνετε τη δουλειά σας πιο γρήγορα, αφού όταν θα χρειαστεί να ψάξετε κάτι, δεν θα το αναζητάτε σε έναν «ωκεανό» από άχρηστα. Τέλος, να αναφέρω πως το Microsoft Outlook έχει φυσικό περιορισμό στο μέγιστο μέγεθος του αρχείου αλληλογραφίας που μπορεί να χειριστεί. Αν ξεπεράσετε αυτόν τον όγκο θα αντιμετωπίσετε πρόβλημα με το Outlook, με πιθανή απώλεια δεδομένων.
• Αν χρειάζεται να στέλνετε μεγάλα και μη εμπιστευτικά αρχεία σε άλλους, θα πρέπει οπωσδήποτε να εξετάσετε το ενδεχόμενο να τα στέλνετε μέσω υπηρεσιών όπως WeTransfer, που έχουν σχεδιαστεί ακριβώς για αυτό το σκοπό. Ο Mozilla Thunderbird παρέχει ενσωματωμένη υποστήριξη για το WeTransfer ώστε να απλοποιείται η διαδικασία. Μπορείτε να παρακολουθήσετε το σχετικό βίντεο βοήθειας, για το πως να χρησιμοποιείτε το WeTransfer.
• Παροτρύνετε και τους συνεργάτες που σας στέλνουν μεγάλα συνημμένα να χρησιμοποιήσουν υπηρεσίες όπως π.χ. το WeTransfer, πάντα για τα μη εμπιστευτικά αρχεία.
• Ορισμένοι χρήστες έχουν δυσθεώρητα μεγάλες (σε όγκο) εικόνες στις υπογραφές τους, με αποτέλεσμα μια στιχομυθία π.χ. 10 ερωταπαντήσεων να καταλήγει σε σπατάλη πολλών MB χώρου, αφού και τα δύο (ή περισσότερα) μέρη της συνομιλίας μεταφέρουν τις μεγάλες εικόνες μπροστά-πίσω, προσθέτοντας κι επιπλέον υπογραφές στην πορεία. Σε αυτή την περίπτωση, πριν στείλετε το μήνυμά σας μπορείτε να αφαιρείτε τις εικόνες των υπογραφών τρίτων ή όλο το προηγούμενο περιεχόμενο του μηνύματος.
• Επειδή το Microsoft Outlook δυστυχώς δεν υποστηρίζει τη δυνατότητα να βλέπετε (απευθείας μέσω του Outlook) τον διαθέσιμο χώρο του Mailbox σας, μπορείτε αν θέλετε αν τον βλέπετε μέσω Webmail, κάνοντας Login με τα στοιχεία σας. Η πληροφορία ποσοστού χρήσης του Mailbox εμφανίζεται κάτω αριστερά.

Τέλος να αναφέρουμε ότι έχουμε παρατηρήσει ότι το Outlook «δυσκολεύεται» όταν ένα γραμματοκιβώτιο IMAP έχει πολλούς φακέλους. Για να μην αντιμετωπίσετε αυτό το πρόβλημα, προτείνουμε να μην δημιουργείτε IMAP φακέλους στο γραμματοκιβώτιο. Αν είναι εξαιρετικά απαραίτητη η δημιουργία πολλών φακέλων IMAP, τότε εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε κάποιο άλλο πρόγραμμα αλληλογραφίας όπως π.χ. το Mozilla Thunderbird.